“Khai một tờ khai hết bao nhiêu?” là câu hỏi doanh nghiệp đặt ra đầu tiên, và cũng là câu khó trả lời bằng một con số nhất. Lý do: tổng tiền trả cho một lô hàng gồm ba nhóm rất khác nhau — phí dịch vụ của đơn vị khai thuê, lệ phí và phí nhà nước, và các khoản chi hộ phát sinh theo từng lô. Gộp chung ba nhóm này vào một dòng là nguyên nhân phổ biến nhất khiến báo giá ban đầu và quyết toán lệch nhau. Bài này tách từng nhóm để doanh nghiệp đọc được báo giá và dự trù đúng ngân sách.
1 Ba Nhóm Chi Phí Trong Một Lô Hàng
| Nhóm | Gồm những gì | Ai xuất hóa đơn |
|---|---|---|
| Phí dịch vụ | Rà soát chứng từ, khai và truyền tờ khai, theo dõi phân luồng, bố trí người kiểm hóa, giải trình với hải quan | Đơn vị khai thuê |
| Lệ phí, phí nhà nước | Lệ phí làm thủ tục hải quan, phí sử dụng hạ tầng cảng biển, phí kiểm dịch, kiểm tra chất lượng (nếu có) | Cơ quan, đơn vị thu phí — chứng từ mang tên chủ hàng |
| Chi hộ theo lô | Phí nâng hạ, phí lưu bãi, phí lệnh giao hàng, chi phí giám định, phí xin C/O, giấy phép | Cảng, hãng tàu, tổ chức giám định — đơn vị khai thuê nộp hộ rồi thu lại theo chứng từ |
Thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng không nằm trong chi phí khai báo: đó là nghĩa vụ của chủ hàng với ngân sách, nộp thẳng vào tài khoản kho bạc theo số liệu trên tờ khai. Cách tính các khoản thuế này cùng những thay đổi trong năm có ở bài chính sách thuế xuất nhập khẩu 2026.
2 Phí Dịch Vụ Khai Thuê Được Tính Theo Gì
Phí dịch vụ thường tính theo tờ khai, nhưng đơn giá một tờ khai phụ thuộc vào khối lượng công việc thực tế đằng sau nó:
- Kết quả phân luồng. Luồng xanh gần như chỉ có công khai báo. Luồng vàng thêm công giải trình hồ sơ. Luồng đỏ thêm công có mặt kiểm hóa tại cảng, cắt seal, rút hàng — nhiều nơi báo giá tách riêng ba mức theo luồng.
- Số dòng hàng trên tờ khai. Một tờ khai 3 mã hàng và một tờ khai 80 mã hàng tốn công phân loại khác hẳn nhau.
- Loại hình. Kinh doanh thông thường đơn giản hơn gia công, sản xuất xuất khẩu hay tạm nhập tái xuất — những loại hình phải theo dõi định mức, thanh khoản.
- Mặt hàng có thuộc diện kiểm tra chuyên ngành không. Đăng ký kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, lấy mẫu là phần việc riêng, thường báo giá riêng.
- Địa điểm làm thủ tục. Cát Lái, Cái Mép, ICD hay hàng không — khác nhau về đi lại và thời gian chờ.
- Sản lượng. Doanh nghiệp có lô hàng đều đặn hàng tháng thường có đơn giá khung tốt hơn lô lẻ.
3 Lệ Phí Và Phí Nhà Nước Thường Gặp
- Lệ phí làm thủ tục hải quan — thu theo tờ khai, mức hiện hành 20.000 đồng/tờ khai.
- Phí sử dụng công trình hạ tầng cảng biển — TP.HCM thu với hàng hóa xuất nhập khẩu qua cảng biển trên địa bàn, tính theo container (mức với container 40 feet gấp đôi container 20 feet) hoặc theo tấn với hàng rời.
- Phí kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm — chỉ phát sinh với hàng thuộc danh mục quản lý chuyên ngành, do cơ quan kiểm tra thu theo biểu phí riêng.
Các mức phí do Bộ Tài chính và Hội đồng nhân dân địa phương ban hành và có thể điều chỉnh; khi lập ngân sách nên đối chiếu văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm làm hàng.
4 Khoản Nào Hay Làm Chi Phí Đội Lên
Phần chênh lệch giữa dự trù và quyết toán gần như luôn đến từ những khoản không cố định:
- Tờ khai vào luồng đỏ — thêm công kiểm hóa, phí nâng hạ container ra khu kiểm hóa, và quan trọng hơn là thêm ngày container nằm cảng.
- Chậm thông quan kéo theo phí lưu container — mỗi ngày quá free time là một ngày DEM; khoản này có thể lớn hơn toàn bộ phí dịch vụ khai báo. Cách các đồng hồ phí này chạy và cách dừng chúng đã có trong bài DEM, DET, Storage và free time.
- Khai bổ sung, sửa tờ khai — khi chứng từ không khớp hoặc mã HS phải điều chỉnh.
- Tham vấn giá — khi hải quan nghi ngờ trị giá khai báo, doanh nghiệp phải cung cấp thêm chứng từ chứng minh.
- Gửi mẫu phân tích phân loại — khi chưa thống nhất được mã HS.
Hầu hết các khoản này phòng được bằng cách rà soát hồ sơ và xác định mã HS trước khi hàng về, thay vì đợi container cập cảng mới bắt đầu.
5 Dịch Vụ Trọn Gói Gồm Những Gì
“Trọn gói” không có định nghĩa chung, nên cần hỏi rõ từng hạng mục. Một gói đầy đủ thường gồm:
- Rà soát bộ chứng từ trước khi tàu cập: invoice, packing list, vận đơn, hợp đồng, C/O.
- Xác định mã HS và tính trước số thuế phải nộp.
- Khai, truyền tờ khai và theo dõi kết quả phân luồng.
- Giải trình hồ sơ luồng vàng, có mặt kiểm hóa luồng đỏ.
- Lấy lệnh giao hàng, làm thủ tục tại cổng cảng để xe vào lấy container.
- Bàn giao bộ hồ sơ đã thông quan để doanh nghiệp lưu trữ.
Những hạng mục thường không nằm trong giá trọn gói nếu không ghi rõ: kiểm tra chuyên ngành, xin giấy phép, xin C/O, giám định, vận chuyển container và các khoản chi hộ. Khi CARIMEX báo giá, hạng mục nào đã gồm và hạng mục nào tính riêng được liệt kê thành từng dòng.
6 Sáu Câu Hỏi Trước Khi Chốt Báo Giá Khai Thuê
- Đơn giá áp dụng cho một tờ khai bao nhiêu dòng hàng? Vượt thì tính thế nào?
- Luồng vàng, luồng đỏ có tính thêm không, thêm bao nhiêu?
- Đơn giá đã gồm lệ phí hải quan và phí hạ tầng cảng chưa, hay chi hộ theo thực tế?
- Khai bổ sung, sửa tờ khai do lỗi chứng từ của chủ hàng thì tính phí ra sao?
- Nếu chậm thông quan do lỗi của bên khai thuê, phí lưu container phát sinh ai chịu?
- Chứng từ chi hộ có mang tên doanh nghiệp để hạch toán và khấu trừ thuế không?
Gửi invoice, packing list và mô tả hàng hóa — CARIMEX báo trước mã HS dự kiến, số thuế phải nộp và chi phí khai báo theo từng hạng mục. Xem dịch vụ khai báo hải quan trọn gói hoặc gọi 0933 968 988.
